ARTIGO

SISTEMATIZAÇÃO DAS MENSAGENS ENVIADAS AOS ALUNOS DE ESPECIALIZAÇÃO - Mediação Pedagógica da oferta própria CERFEAD/IFSC

Carla Vieira Lopes 

Gabriela Figueredo

Mateus Perez Jorge

        O trabalho de mediação pedagógica realizado junto ao setor pedagógico do CERFEAD/IFSC faz parte do Projeto de Extensão - Desenvolvimento e disseminação da Educação a Distância do IFSC - nº PJ311-2017 - EDITAL Nº 08/2018/CERFEAD. Portanto, com o este relatório busca-se dar um retorno à comunidade em relação aos resultados alcançados até o momento.
        De acordo com o Projeto de Extensão citado, “o desenvolvimento e disseminação da Educação a Distância é uma das metas institucionais do IFSC, constante no Plano de Desenvolvimento Institucional, bem como no Planejamento Estratégico do Centro de Referência em Formação e EaD.”
Porém, esta é uma modalidade de ensino que ainda carece de recursos didáticos e ações pedagógicas específicas e, consequentemente, de divulgação de tais recursos à comunidade interna do IFSC e à comunidade externa, isto é, a população em geral.
        Com relação a metodologia adotada no projeto, consta que: “será desenvolvido pela equipe de Materiais didáticos Ead e pela equipe pedagógica do Cerfead, (grifo nosso) com apoio de uma equipe de bolsistas” que foi contratada entre Julho e Agosto de 2018, de acordo com o EDITAL Nº 08/2018/CERFEAD.
        Importante dizer que, todas as atividades de ensino-aprendizagem serão acompanhadas com o intuito de verificar os resultados de aprendizagem obtidos. Desta forma, justifica-se a presente sistematização para ser disponibilizada “na plataforma Moodle, bem como em repositório institucional,  divulgada à comunidade por meio de sítio eletrônico e mídias sociais, conforme política de comunicação do IFSC.”
        A presente publicação é resultado das atividades de mediação que iniciaram em julho/agosto de 2018 com o monitoramento dos estudantes dos cursos de pós-graduação lato sensu de oferta própria pelo CERFEAD/IFSC, objetivando subsidiar novas ações de permanência e êxito  com o intuito de minimizar a evasão. Destaca-se que estas ações de permanência e êxito podem ser aproveitadas tanto na comunidade interna (IFSC) quanto externa (instituições públicas de ensino).
        Os cursos contemplados com a mediação pedagógica foram os seguintes:

ESPECIALIZAÇÃO EM TECNOLOGIA NA EPT – turma de 2018

ESPECIALIZAÇÃO EM DOCÊ NCIA NA EPT – turma de 2017

ESPECIALIZAÇÃO EM DOCÊNCIA NA EPT – turma de 2018

ESPECIALIZAÇÃO EM GESTÃO PÚBLICA NA EPT – turma de 2018

        Quando do contrato de trabalho dos mediadores pedagógicos foram acordados funções relativas ao acompanhamento dos acessos dos estudantes na Plataforma Moodle. De acordo com o  EDITAL Nº 08/2018/CERFEAD, denominou-se a função como “Tutor/orientador acadêmico a distância”, com as seguintes atividades a serem desenvolvidas:

• Participar dos encontros de formação e planejamento; 
• Acompanhar, dar apoio pedagógico às aulas presenciais dos cursos, bem como no ambiente virtual de aprendizagem (AVEA); 
• Auxiliar no processo didático metodológico dos diferentes cursos do Cerfead; 
• Mediar a comunicação entre professores e cursistas (quando for o caso); 
• Acompanhar a frequência e as atividades dos estudantes sob sua responsabilidade; 
• Acessar regularmente o AVEA para acompanhamento dos cursistas;
• Mediar a comunicação entre estudante, professor e coordenação do curso; 
• Contribuir e participar do processo de avaliação do curso; 
• Auxiliar a Coordenação CERFEAD no atendimento aos alunos, professores, coordenadores de cursos e polos, entre outros. 
• Realizar a ambientação/familiarização dos cursistas ao AVEA; 
• Entrar em contato com os cursistas nos casos de ausência frequente de acesso ao AVA, bem como na falta de participações nas atividades propostas; 
• Acompanhar no ambiente o desenvolvimento do processo de aprendizagem do acadêmico evitando a evasão; 
• Esclarecer dúvidas quanto à metodologia de ensino do curso; 
• Participar de reuniões sempre que solicitado pela coordenação de tutoria e/ou coordenação do curso.

           Atualmente são desenvolvidos as seguintes  ações pela equipe de mediação pedagógica:

• Controle de acessos dos estudantes no Moodle com vista a permitir identificar os alunos infrequentes e os possíveis desistentes;
• Controle de acesso dos professores no Moodle a fim de verificar o acompanhamento das atividades desenvolvidas junto ao curso;
• Contato com os estudantes via Moodle – envio de mensagens padronizadas e/ou não, quando se torna necessário motivar o acesso do aluno ao AVEA;
• Contato com os estudantes via e-mail: suportepedagogico@ifsc.edu.br, sempre que necessário responder a dúvidas enviadas por e-mail assim como realização de contato por diversos canais de comunicação. (moodle, whats, e-mail, ligação telefônica). 
• Atualização das planilhas de acompanhamento por curso sinalizando os acessos semanais e as mensagens enviadas por mediador;
• Elaboração  de  relatórios mensais com a descrição das ações realizadas e o quantitativo de alunos atendidos.

          Em relação ao acompanhamento semanal dos acessos dos alunos ao AVEA, foram elaboradas mensagens de comunicação desenvolvida pelos mediadores juntamente com os membros da equipe pedagógica para enviar algumas mensagens padronizadas.
          As mensagens a seguir foram utilizadas pelos mediadores pedagógicos contratados pelo CERFEAD/IFSC para acompanhar, especialmente, os acessos dos estudantes das especializações dos cursos de oferta própria do IFSC na modalidade Ead.
         Depois que as mensagens foram sistematizadas pelo grupo de mediadores, foi enviada uma primeira mensagem de apresentação:

Caro estudante
Faço contato para me apresentar, pois sou uma das mediadoras pedagógicas deste curso. Acompanharemos as atividades dos estudantes das especializações do CERFEAD/IFSC .
Caso encontre alguma dificuldade ou necessidade,  poderemos auxiliá-lo buscando a resolução junto a professores e coordenadores.
Como canal de comunicação utilize o seguinte contato: suportepedagogico.cerfead@ifsc.edu.br sempre informando nome e curso.

         Como os mediadores pedagógicos começaram a atuar com os cursos em andamento, pensou-se numa mensagem de boas vindas para o cursos de especialização na próxima oferta de 2019. É uma mensagem de boas-vindas que deverá ser postada no Moodle, no espaço “Fórum de Notícias”:

Prezados Estudantes
Queremos parabenizá-los pelo ingresso no curso de xxxxxxxxxxxxxx na modalidade a distância do IFSC!
Desejamos sucesso nos estudos e alertamos para o fato de que o bom êxito dependerá muito da dedicação, comprometimento e empenho de vocês!
Aqui será nosso espaço de comunicação onde serão colocadas informações importantes que podem vir a ajudar no aprendizado de todos. Vocês terão todo o apoio dos professores mediadores que compõem a Equipe Pedagógica.
Aproveitamos para pedir que insiram a foto no seu perfil assim como uma breve descrição de quem é você.
Sejam todos bem-vindos!

Atenciosamente,
Equipe Pedagógica

         Durante o processo de planejamento verificou-se a necessidade que os “informes iniciais” seria uma opção adequada para dirimir as primeiras dúvidas dos alunos.  Sendo assim, foi elaborado a mensagem a seguir, que não foi utilizada na oferta de 2018 mas, pretende-se utilizar para os cursos que iniciarão em 2019:

Estudantes
Como informes iniciais, favor verificar abaixo:

1) Leia o GUIA DO ESTUDANTES
2) VERIFIQUE O cronograma e agende as datas das webconferências e das avaliações presenciais;
2) As webconferências e as avaliações presenciais iniciam às 18h30min e podem se estender até às 22h;
3) As webconferências, atividades obrigatórias, podem ser assistidas em qualquer local, portanto o aluno não precisa se dirigir ao Nead ou Polo.
4) As avaliações são presenciais, conforme VISTO cronograma, e o aluno deve se dirigir ao NEAD NESSAS datas. Lá VOCÊ DEVE assinaR A lista de presença.

Vamos em frente e contem conosco!
Equipe Pedagógica


          Outra mensagem que também poderá ser utilizada para a próxima oferta (em 2019) é a seguinte:

Atenção, estudantes!
Estamos divulgando o tutorial do novo sistema acadêmico – SIGAA a fim de lhes apresentar as funcionalidades básicas do Portal Discente.
Acesse o Sistema Acadêmico e use o mesmo login e senha que utilizava no antigo Portal - aluno.ifsc.edu.br. Para se logar no SIGAA, clique em Entrar no Sistema.
Caso seja o seu primeiro acesso e você ainda não possuir cadastro no SIGAA, você deve efetuar o seu cadastro clicando em "Cadastre-se". Preencha todos os dados conforme solicitado. Para que o sistema valide seu cadastro, insira seus dados iguais aos fornecidos no momento de sua matrícula. Em tempo: seu número de matrícula está disponível no Suporte Acadêmico, em uma planilha.
Ao acessar o sistema, na guia “Ensino” existem as seguintes opções: rematrículas On-line, Cancelamento de Matrícula em Componente Curricular, Consulta ao Histórico Escolar, Atestado de Matrícula e Emissão de Matrícula.
Quem não conseguir emitir alguma documentação ou acessar o sistema poderá solicitar auxílio à Coordenação pelo e-mail XXXXXXXXX
Atenciosamente,
Equipe Pedagógica

            Como pode-se perceber, esta mensagem foi pensada para dar uma melhor orientação aos alunos, diminuindo um problema recorrente da dificuldade de acesso ao SIGAA identificado pela equipe no decorrer do trabalho de monitoramento no segundo semestre de 2018.
            Ainda com relação ao monitoramento realizado pela equipe de mediação, foi desenvolvido várias mensagens que devem ser enviada nos primeiros dias após o início do curso, alertando ao aluno sobre sua falta de acesso ao ambiente virtual do curso no qual está vinculado.
            Destaca-se que o objetivo geral destas primeiras mensagens enviadas aos alunos é para que se tenha um balanço dos alunos que irão efetivamente frequentá-los, evitando vagas ociosas que poderão ser aproveitadas por alunos que estão nas listas de espera dos cursos. Sendo assim, foi desenvolvido um fluxo de mensagens que será realizado em cinco etapas: (1) envio de mensagem de alerta por falta de acesso, (2) de provável cancelamento de matrícula, (3) mensagem de cancelamento efetivo, (4) mensagem de retorno ao pedido de desistência por parte do aluno e (5) mensagem de confirmação do cancelamento efetivo do aluno.
           A mensagem a seguir trata-se de um alerta para avisar ao aluno que ele não acessou o AVEA. Exemplificamos este comunicado com a mensagem enviada via Moodle para os alunos do curso de ESPECIALIZAÇÃO EM TECNOLOGIA NA EPT – turma de 2018 (enviada em 28.08 de 2018):

Prezado estudante!

Percebi que você ainda não acessou a UC de Ensino Híbrido que iniciou em 22.08.
Não perca tempo! Sua presença nas atividades é fundamental.

Abraço

           Já a mensagem a seguir é um aviso de provável cancelamento de matrícula pela instituição. Deve ser enviada para dar a sensação de pertencimento. Após o envio da mensagem de alerta, se o estudante não retornar para o curso (que deve estar sendo monitorado), então é preciso enviar a mensagem de “possível cancelamento”:

Caro xxxxxxxxxxx,
Percebemos que você ainda não acessou o Ambiente Virtual do Curso XXXXXXXXXXXXXXXXXXX do Cerfead/ IFSC.
Informamos que é necessário seu acesso em 48 horas para que a matrícula permaneça ativa, considerando que de acordo com Resolução CONSUP/IFSC n°41 de 20 de novembro de 2014 e Resolução CEPE/IFSC n° 105/2011 reformulada em 2016: “O discente será desligado do curso por iniciativa do IFSC quando: I – nos primeiros 15 (quinze) dias letivos, o aluno da fase inicial do curso deixar de acessar o ambiente virtual de ensino e aprendizagem sem justificativa por um período de 5 (cinco) dias letivos consecutivos, ou a qualquer tempo, enquanto for possível chamar outro candidato para ocupar a vaga.”

Em caso de problemas ou dúvidas, entre em contato!
Dessa forma, aguardamos você no curso!
Ficamos à disposição,

Equipe Pedagógica

           Se realmente o aluno evadir-se, isto é, não aparecer mais no Moodle durante os primeiros 15 dias no início do curso, será preciso enviar a seguinte mensagem:

Prezado Estudante,
Informamos que conforme o Regulamento Didático Pedagógico do IFSC, sua matrícula será cancelada por infrequência.
Contamos com você em uma próxima oferta!

Equipe Pedagógica

            Esta mensagem foi utilizada em última análise, após ser encaminhadas as demais mensagens anteriores citadas. Dependendo do caso, o mediador pedagógico ainda fez uma última tentativa realizando contato telefônico com o aluno.
            Caso o aluno quiser sair por vontade própria, a desistência do curso deverá ser formalizada enviando uma solicitação pedindo cancelamento da matrícula, devendo-se enviar a seguinte mensagem:

Prezado(a) XXXXXX (NOME DO ALUNO),

Recebemos sua solicitação de cancelamento de matrícula na Especialização em XXXXXXXXXXXXX.
Antes de realizarmos o procedimento, gostaríamos de saber se podemos te ajudar de alguma forma para que você consiga retomar os estudos e acompanhar o curso, aproveitando a oportunidade de realizar a especialização neste momento.
Caso não, pedimos que você envie e-mail para xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@ifsc.edu.br (e-mail da coordenação de curso) com o formulário de cancelamento de matrícula devidamente preenchido, solicitando o cancelamento da matrícula, para que possamos efetivar o procedimento junto ao Registro Acadêmico.

Atenciosamente,
Equipe Pedagógica

           Está em processo de consolidação a utilização da mensagem acima, destinada a comunicar o registro de solicitação de cancelamento de matrícula. Trata-se de uma mensagem nominal que poderá ser enviada tanto pela equipe pedagógica quanto pela coordenação de curso.
           Deve-se esclarecer que o momento oportuno de envio desta mensagem é quando o aluno cogita a possibilidade de desistência do curso, dando a entender que ainda não é uma desistência afirmada por parte do aluno(a), podendo ser uma situação revertida pela equipe pedagógica.
           Já a mensagem abaixo é a de confirmação do recebimento de pedido da desistência do estudante, pois este já tem certeza da decisão tomada, uma vez que já formalizou sua solicitação junto a coordenação de curso:

Prezado(a) XXXXX,
Acusamos seu pedido de desistência e lamentamos que neste momento você não possa realizar o curso.
O Cerfead/IFSC estará sempre à disposição com oferta de cursos gratuitos e de qualidade.

Desejamos vê-lo em breve!
Equipe Pedagógica

           Concluindo a etapa inicial de acompanhamento dos alunos nos primeiros 15 dias de início do curso, a equipe de mediação dá continuidade ao monitoramento dos alunos por meio mensagens personalizadas enviadas aos alunos infrequentes. Entende-se por alunos infrequentes, aqueles que ficam mais de uma semana sem acessar o Moodle
            Como exemplo, temos alguns modelos de mensagens personalizadas enviadas a alunos dos Cursos de Especialização de oferta própria do IFSC.

Modelo 1:

Prezado XXXX, tudo bem?
Percebi que você está há um bom tempo sem acessar a UC de Planejamento e Implementação em Ead. Se você não tiver interesse no curso Pós-Docência é preciso que envie requerimento formalizando sua desistência do curso, pois verifiquei que não acessa esta UC há mais de 25 dias 
Aguardo seu retorno urgentemente para compreendermos sua situação no curso do Pós Docência, ok?
Atenciosamente,

Modelo 2:

Prezado(a), tudo bem?
Acompanhando o desenvolvimento de vocês no curso Pós-Docência, verifiquei que está há um tempo sem acessar a UC Planejamento e Implementação em Ead (TURMA 2018). 
Se estiver tendo algum problema para acompanhar as atividades desta UC entre em contato comigo, caso contrário, favor desconsiderar esta mensagem. 
Atenciosamente,

Modelo 3:

Prezada XXXXXXXXXXXXXXX, tudo bem?
Você pediu desistência do curso? Se você não tiver interesse no curso Pós-Docência é preciso que envie requerimento formalizando sua desistência do curso, pois verifiquei que não acessa há mais de 40 dias tanto a UC de Observação da Prática Docente bem como nunca acessou a de Planejamento em Implementação em Ead, ok? 
Entre em contato urgentemente para compreendermos sua situação no curso do Pós Docência. 
Atenciosamente,

            Deve-se salientar que a elaboração destas mensagens é oriunda das experiências da equipe pedagógica com base nos monitoramentos realizados ao longo do segundo semestre de 2018, podendo ser um referencial pedagógico para orientar ações de disseminação de educação a distância tanto no IFSC quanto em outras instituições públicas que ofertam cursos neste tipo de modalidade.
            Neste sentido, o trabalho de construção de tais mensagens está em consonância com o Projeto de Extensão - Desenvolvimento e disseminação da Educação a Distância do IFSC, que esperava-se “ampliar a produção e disseminação da educação a distância, mais especificamente por meio de materiais educacionais adequados a esta modalidade, bem como de ações pedagógicas de acompanhamento dos resultados de aprendizagem a serem divulgados e disseminados por meio de repositório institucional, sítio eletrônico e outras mídias sociais.”